Vacature Secretariaatsmedewerker / Telefonist
Voor 24 – 28 uur (77,78 – 88,89%) per week.
Als Secretariaatsmedewerker / Telefonist vervul je een dubbele rol binnen onze organisatie. Je hoofdtaak is om, samen met je collega’s telefonist, de receptie te bemannen en de telefoon te bedienen. Hiermee ben je hét visitekaartje van JbOV.
Daarnaast ondersteun je de teams en draag je samen met je collega’s zorg voor een snelle en juiste afhandeling van de secretariële taken. Je leidinggevende is de teammanager. Je ontvangt daarnaast functionele aanwijzingen van de jeugdbeschermers en jeugdreclasseerders. Onze nieuwe collega start bij voorkeur op 1 november 2024.
Functie-inhoud:
• Je zorgt voor een correcte afhandeling van alle binnenkomende oproepen;
• Je ontvangt onze bezoekers en bent verantwoordelijk voor het aannemen van post en pakketten;
• Je selecteert (digitale) inkomende post naar prioriteit, zoekt eventueel bijbehorende dossiers/stukken op en handelt dit zelfstandig af;
• Je ondersteunt bij het agendabeheer van de teammanagers;
• Je organiseert, in overleg met betrokkenen, in- en externe bijeenkomsten/vergaderingen;
• Je stelt zelfstandig correspondentie op en draagt zorg voor de verwerking en afhandeling;
• Je houdt de verschillende mailboxen en systemen bij waarin alle taken binnenkomen;
• Je voert cliëntdossiers in, houd deze op orde en bewaakt de verschillende termijnen in ons registratiesysteem;
• Je werkt rapportages uit en doet de bijbehorende administratieve afhandeling.
Functie-eisen:
• Je hebt bij voorkeur een afgeronde opleiding op mbo-niveau;
• Je hebt kennis van en ervaring met Microsoft Office 365;
• Je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel schriftelijk als mondeling;
• Je hebt een dienstverlenende instelling en goede contactuele eigenschappen;
• Je behoudt in hectische situaties het overzicht, bent communicatief sterk en vindt het leuk om eigen initiatief te nemen;
• Je hebt kennis van en bent vaardig in de-escalerend werken en bent bereid om deel te nemen aan de agressietraining;
• Je werkt zelfstandig en hebt een actie- en oplossingsgerichte houding;
• Je bent flexibel;
• Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) (vereist).
Wij bieden:
• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar (Bij gebleken geschiktheid en voldoende formatie behoort een vast contract tot de mogelijkheden);
• Goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, volgens de CAO Jeugdzorg;
• Inschaling in schaal 5 € 2.369,25 – € 3.333,07 op basis van een 36-urige werkweek;
• De vakantietoeslag bedraagt 8% en er vindt een eindejaarsuitkering plaats van 8,3%;
• Standplaats Zwolle.
Sollicitatie/informatie:
Stuur een korte motivatie, voorzien van een CV vóór 8 september 2024 naar:
Jeugdbescherming Overijssel, t.a.v. afdeling HRM, e-mail: werkenbij@jbov.nl.
Informatie over de functie en algemene inlichtingen zijn tot 20 augustus 2024 te krijgen bij Janet Noordman (Teammanager) en na 20 augustus bij Nelleke van de Steeg (Teammanager) via telefoonnummer: 088-8567800.
De sollicitatiegesprekken staan gepland op dinsdag 17 en/of woensdag 18 september 2024.